LiveForum: gli eventi ibridi come leva di creazione di valore

Evento di riferimento sul commercio elettronico che si è tenuto il 3-4 maggio 2022, con oltre 21.000 ingressi al Mi.Co. di Milano e più di 5.000 presenze online, Netcomm Forum 2022 è stata la prima fiera “full hybrid” in Italia.

Organizzato dall’agenzia DigitalEvents, che si è avvalsa della collaborazione della società specializzata nello sviluppo di piattaforme e soluzioni digitali per la Live Communication LiveForum, Netcomm Forum 2022 è stato caratterizzato dal formato “full hybrid”, ovvero una modalità di fruizione dei contenuti e sviluppo di interazioni fra persone con continuità tra presenza fisica e remota.

La piattaforma digitale è stata utilizzata in tutte le fasi del progetto: prima dell’evento (allestimento stand fisici e virtuali + utilizzo di agende per prenotare workshop/conferenze e per appuntamenti personali, on-line e on-site), durante l’evento (consultazione area espositiva + fruizione di contenuti istituzionali e degli sponsor + chat e videocall tra visitatori ed espositori) e dopo l’evento (accesso a tutti i contenuti video prodotti durante l’evento). La piattaforma ha svolto l’importante funzione di gestionale dell’evento, permettendo sia all’organizzatore sia ai singoli espositori di gestire al meglio la propria presenza sia in presenza sia online, e di accedere in tempo reale alle statistiche di fruizione dei contenuti e di interazioni, siano esse avvenute online o in presenza.

Ben il 43% dei visitatori ha partecipato all’evento in modalità digitale, esclusivamente da remoto (19%) oppure in forma ibrida (24%), ovvero collegandosi alla piattaforma digitale in contemporanea o successivamente alla propria presenza fisica alla fiera. L’accesso fisico all’evento è stato facilitato dall’utilizzo di SmartPass, totem con stampanti posti all’ingresso della location che permettono la stampa in self-service del badge personale, tramite semplice riconoscimento del QR Code contenuto nella email di conferma partecipazione.

In termini di fruizione digitale dei contenuti live, il 31% dei partecipanti ha assistito ai 175 workshop da remoto, percentuale che raddoppia al 62% dei partecipanti per coloro che hanno assistito alle 3 conferenze plenarie in forma digitale (45% esclusivamente online e 17% in forma ibrida). In piattaforma erano inoltre accessibili contenuti on-demand costituiti dai video replays di conferenze e workshop, che hanno totalizzato oltre 7.000 visualizzazioni totali, con un incremento del 400% di visualizzazioni nei giorni successivi all’evento.

La piattaforma ha inoltre reso possibile accedere ai contenuti documentali di sponsor ed espositori, grazie ad oltre 250 stand virtuali dedicati, che hanno conteggiato circa 10.500 accessi durante i giorni dell’evento. Oltre alla generazione diretta di leads attraverso l’utilizzo online della piattaforma, lo sviluppo di contatti commerciali in presenza è inoltre stato reso possibile dall’utilizzo dell’applicativo FastContact (riconoscimento del QR Code presente sul badge dei partecipanti), che ha permesso l’acquisizione di oltre 10.700 biglietti da visita virtuali da parte degli espositori.

LiveForum si è inoltre avvalsa della collaborazione di Up2You per la determinazione della carbon footprint (impronta carbonica dovuta all’emissione di gas serra), rilevando che le emissioni dell’evento in formato digitale hanno contribuito per il solo 0,7% di quelle totali. Tale dato conferma come la ibridazione di un evento tramite piattaforma online e l’utilizzo di servizi digitali in presenza possano contribuire significativamente alla riduzione della CO2 media per partecipante (visitatori ed espositori).

Siamo fermamente convinti – spiega Michele Rossi, Generale Manager di LiveForum – che il futuro della Live Communication sarà sempre più caratterizzato dall’utilizzo di soluzioni digitali, che permettano una continuità nel tempo e nello spazio dei contenuti e delle interazioni degli eventi fisici. In un mondo post-pandemico, maggiormente cosciente delle opportunità create dalle tecnologie, i partecipanti agli eventi sono sempre più attenti al proprio percorso personale di fruizione di contenuti e sviluppo di interazioni on-line vs on-site, opportunità che gli organizzatori di eventi possono sfruttare per aumentare reach e partecipazione”.

La scelta dell’estensione digitale del progetto Netcomm Forum è stata decisamente vincente – afferma Pietro Cerretani, Managing Director di Digital Events –. Non solo abbiamo allargato considerevolmente la audience dell’evento, aumentando il numero dei contenuti fruiti e i contenuti generati in piattaforma, ma abbiamo anche utilizzato servizi digitali che hanno semplificato le attività gestionali e aumentato la qualità del servizio verso gli espositori. Inoltre, considerando la vendita dei biglietti ai visitatori (26% nella formula “digital only”) e i ricavi dalla partecipazione ibrida degli espositori, possiamo affermare che il format “full hybrid” ha contribuito ad un significativo aumento della marginalità complessiva dell’evento.”